Datenschutzinformation für Beschäftigte (H_TE_DE)

August 2025 

Diese Datenschutzinformation gilt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Beschäftigte.  

1  Verantwortlicher für die Datenverarbeitung 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist  

Technoform Caprano + Brunnhofer GmbH 
Friedrichsplatz 8 
34117 Kassel, Germany 

Telefon: +49 561-9583-200 
E-Mail: info [at] technoform [dot] com (info[at]technoform[dot]com) 

Bei Fragen rund um den Datenschutz wenden Sie sich gern jederzeit über die vorgenannten Kontaktdaten an uns. 

2  Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren für uns datenschutzrechtlich relevanten Gesetze. 

2.1 Beschäftigungsverhältnis 

Zu unseren Beschäftigten speichern wir Informationen, die notwendig für die Personalverwaltung und Lohnabrechnungen sind: 

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Gesundheitsdaten,
• Entgeltinformation,
• Sozialversicherungsdaten,
• Familienverhältnisse,
• Bewerbungsdaten,
• Vertragsdaten,
• Zeiterfassungsdaten,
• Schulungs- und Qualifikationsdaten,
• Reisedaten. 

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne die Angabe der erforderlichen Daten ist die Durchführung und Verwaltung des Arbeitsverhältnisses nicht möglich. Außerdem können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Dabei erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Sofern besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten) ist die Rechtsgrundlage § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 

Eine Datenverarbeitung kann auch zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit, zur Abwehr von arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen oder zur Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements erforderlich sein. Sollten Sie eine von uns angebotene betriebliche Altersversorgung nutzen, werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet. 

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und mit Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben.  

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind. 

2.2 Microsoft 365 

Wir setzen zur internen Datenverarbeitung und -verwaltung, sowie zur Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern Microsoft 365 ein. In diesem Zusammenhang werden Namen und berufliche Kontaktdaten von Beschäftigten in diesem System hinterlegt. Grundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das Datenmanagement und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gestalten. 

Sie haben auf freiwilliger Basis die Möglichkeit, eigenständig ein Profilbild, weitere Kontaktdaten und private Informationen in Ihrem Microsoft-Profil zu hinterlegen. Wenn Sie dies tun, werten wir dies als Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Hierzu löschen Sie die selbstständig hinzugefügten Daten wieder. Sollten Sie dabei Unterstützung benötigen, kommen Sie gern auf uns zu. 

Bitte beachten Sie, dass die o.g. Daten nicht nur von direkten Kollegen, sondern auch von den Beschäftigten anderer Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe, Kunden und Geschäftspartnern eingesehen werden können. 

2.3 IT-Sicherheit 

Im Rahmen unserer Sicherheitsmaßnahmen führen wir diverse Protokolle in IT-Systemen. Diese dienen zum einen im Bedarfsfall zur Fehlersuche und zum anderen zum Nachweis von Datenerhebungen,-veränderungen und -löschungen. Hierzu werden nachfolgende Daten protokolliert: 

• Gerätedaten,
• Zugriffsdaten,
• Benutzerdaten. 

Rechtgrundlage für diese Verarbeitung ist zum einen unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO am sicheren Betrieb von IT-Systemen und zum anderen gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Gewährleistung der Integrität, der Vertraulichkeit und der Verfügbarkeit von Daten (Rechenschaftspflicht). 

Eine Löschung von Protokolldaten für die IT-Sicherheit erfolgt in der Regel spätestens nach 90 Tagen. Protokolldaten im Zusammenhang mit der Rechenschaftspflicht werden nach den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen gelöscht. In begründeten Verdachtsfällen können Daten auch bis zur Klärung des Sachverhalts aufbewahrt werden. 

In diesem Zusammenhang verweisen wir auch auf unsere Datenschutzinformation für Falcon Complete von Crowdstrike. 

2.4 Zutrittskontrolle 

Im Rahmen unserer Sicherheitsmaßnahmen sind die Büroräume mit einem automatischen Zutrittskontrollsystem ausgestattet. Hierzu werden nachfolgende Daten protokolliert: 

• Transponderdaten,
• Namen,
• Komm- und Gehzeiten. 

Rechtgrundlage für diese Verarbeitung ist zum einen unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Absicherung unserer Büroräume und zum anderen gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Gewährleistung der Integrität, der Vertraulichkeit und der Verfügbarkeit von Daten (Rechenschaftspflicht). 

2.5 Veröffentlichungen 

Im Rahmen unserer internen oder externen Unternehmenskommunikation verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten: 

• Namen,
• Kontaktdaten,
• Foto- und Videoaufnahmen,
• ggf. weitere Informationen, die Sie zur Verfügung stellen. 

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit und der Bewerbung von Produkten und Dienstleistungen der Technoform auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet. Ihre Foto- und Videoaufnahmen bzw. weitere Informationen über Sie können im Rahmen der internen oder externen Kommunikation auf unserer Website, im Intranet, in Publikationen, Broschüren und Informationsfoldern, auf Plakaten, auf Messen und im Internet, einschließlich der Social-Media-Kanäle der Technoform-Unternehmensgruppe eingesetzt werden.  

Daten, die wir zu Öffentlichkeitsarbeit und Werbezwecken nutzen, werden grundsätzlich nur so lange verarbeitet, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Obwohl wir die Daten nur begrenzt aktiv verbreiten, können die Inhalte nach Ende der Werbemaßnahme online abrufbar bleiben (etwa in sozialen Medien). Außerdem archivieren wir die Inhalte und löschen diese nach dem Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Weiterhin erfolgt eine Löschung bei Widerruf Ihrer Einwilligung. 

2.6 Gesundheitsförderung 

Im Rahmen unserer Mitarbeiterfürsorge arbeiten wir mit verschiedenen Kooperationspartnern zusammen, wie z.B. Fitnessstudios, Radleasingunternehmen usw. Hierzu werden nachfolgende Daten verarbeitet: 

• Namen,
• Adressen,
• Kontaktdaten,
• Geburtsdaten,
• Vertragsdaten. 

Rechtgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht. 

In diesem Zusammenhang arbeiten wir mit der Hansefit GmbH im Bereich von Fitnessstudiomitgliedschaft zusammen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in gemeinsamer Verantwortung nach Art. 26 DSGVO. Hansefit GmbH tritt dabei als Vermittler von Fitnessstudiomitgliedschaft auf und übernimmt die Abrechnung gegenüber den Fitnessstudios. Weitere Informationen zur gemeinsamen Verantwortung mit Hansefit GmbH sind unter https://hansefit.de/datenschutz/kunde/ zu finden. 

3  Empfänger personenbezogener Daten 

Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies zur Zweckerfüllung notwendig werden sollte. Weiterhin kann eine Datenweitergabe auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO an Behörden und Sozialversicherungsträger erfolgen. Ebenso kann eine Datenweitergabe im betrieblich notwendigen Umfang an Kunden und andere Geschäftspartner erfolgen. 

Zur Durchführung unserer Buchhaltung, zur Lohnabrechnung, Bilanzierung und für weitere steuerrechtliche Belange erfolgt eine Datenweitergabe im betrieblich notwendigen Umfang an unseren externen Steuerberater. In diversen Fällen können Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt werden, welche im Zusammenhang mit deren Dienstleistung Daten von uns erhalten oder Zugriff auf Ihre Daten haben können. In diesem Zusammenhang kann es auch zu Datenübermittlungen außerhalb der EU kommen. Dabei achten wir darauf, dass es für das betreffende Zielland entweder einen Angemessenheitsbeschluss der EU gem. Art. 45 DSGVO gibt oder wir haben mit den betreffenden Dienstleistern einen Vertrag auf Grundlage der Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen (https://commission.europa.eu/publications/standard-contractual-clauses-international-transfers_en). 

4  Ihre Rechte 

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: 

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO).
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO).
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). 

5  Datenschutzbeauftragter 

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt: 

Stefan Pietsch 

Erreichbar über: 

Pietsch IT GmbH 
Wilhelmshöher Straße 1 
34590 Wabern 

Telefon: +49 5683-923440 
E-Mail: datenschutz [at] pietsch-it [dot] de (datenschutz[at]pietsch-it[dot]de) 
Internet: www.pietsch-it.de 

6 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation 

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig (siehe Stand am Anfang des Dokumentes). Durch die Weiterentwicklung unserer Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation zu ändern.