Informacja w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników (O_ES_PL)

1. Administrator danych osobowych

TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o. z siedzibą w Skawinie, przy ul. Za Górą 23A, 32-050 Skawina, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000828941, REGON: 385789087, NIP: 6762579007.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pisemnie z dopiskiem „Dane Osobowe” na adres siedziby albo za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: kontakt [at] technoform [dot] com

2. Sposób uzyskania danych

Jeżeli jesteś naszym pracownikiem czy współpracownikiem Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane osobowe w celach niezbędnych z perspektywy zatrudnienia – przy zawieraniu umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, czy wypełniając kwestionariusz osobowy. Jako Twój pracodawca, czy podmiot współpracujący musimy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby móc się z Tobą skontaktować i prawidłowo rozliczyć wszystkie kwestie związane z Twoim zatrudnieniem, w tym dla celów podatkowych, czy ubezpieczeń społecznych. Zdarza się, że niektóre Twoje dane osobowe zostaną nam przekazane przez podmioty trzecie, np. organy państwowe, które nawiążą z TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o. kontakt jako z Twoim pracodawcą lub podmiotem współpracującym.

W niektórych przypadkach przetwarzamy także Twoje dane osobowe udostępnione w mediach społecznościowych (na platformie LinkedIn lub Facebook). Wówczas działamy w celu zweryfikowania informacji podanych w toku rekrutacji lub zatrudnienia oraz zabezpieczenia uzasadnionego interesu gospodarczego Administratora, w zależności od charakteru zajmowanego stanowiska.

Wprowadziliśmy również monitoring komunikacji elektronicznej w miejscu pracy (przeglądarek internetowych, komunikatorów wewnętrznych i służbowej poczty elektronicznej). Okazało się to niezbędne dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy, jak również zabezpieczenia sieci oraz danych innych pracowników i klientów przed nieuprawnionym dostępem lub wyciekiem danych.

Monitoring służbowej poczty elektronicznej nie narusza tajemnicy korespondencji oraz innych Twoich dóbr osobistych.

3. Cel przetwarzania

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest obowiązkowe w zakresie określonym w przepisach prawa pracy (w szczególności w Kodeksie Pracy), w pozostałym zakresie jest zaś dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z nawiązaniem i przebiegiem Twojego zatrudnienia. Niepodanie przez Ciebie tych danych osobowych uniemożliwi Administratorowi Twoje zatrudnienie i prawidłowe wywiązanie się z obowiązków pracodawcy.

Jeżeli jesteś naszym pracownikiem lub współpracownikiem, Twoje dane osobowe wykorzystujemy w celach związanych z Twoim zatrudnieniem, w tym ewidencjonowaniem czasu pracy czy wspieraniem podnoszenia kwalifikacji przez pracowników w ramach szkoleń. Jako Twój pracodawca czy podmiot współpracujący musimy wywiązać się z szeregu obowiązków – zarówno w zakresie prawidłowego ułożenia naszej współpracy, jak i w sprawach kadrowo-płacowych. Jako pracodawcy lub podmiotowi współpracującemu przysługują nam również pewne uprawnienia – Twoje dane osobowe wykorzystujemy np. aby móc nawiązać z Tobą kontakt.

Danych osobowych pracowników i ich rodzin potrzebujemy również do zapewnienia im dostępu do benefitów i uprawnień. Twoje dane osobowe wykorzystujemy do zagwarantowania Ci świadczeń i wsparcia w przypadku Twojej choroby lub macierzyństwa, jak również na okoliczność wypadku przy pracy. Ponownie, celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest wtedy prawidłowa obsługa łączącego nas stosunku pracy lub współpracy i ochrona Twoich żywotnych interesów.

Dane osobowe udostępnione w mediach społecznościowych (na platformie LinkedIn lub Facebook) przetwarzamy w celu zweryfikowania informacji podanych przez Państwa w toku rekrutacji lub zatrudnienia oraz zabezpieczenia uzasadnionego interesu gospodarczego Administratora, w zależności od charakteru zajmowanego stanowiska.

Może się zdarzyć, że Twoje dane osobowe wykorzystamy również celem udzielenia informacji o Tobie podmiotom trzecim, np. do banku, w którym ubiegasz się o kredyt, do ubezpieczyciela, podmiotu świadczącego usługi medyczne lub do organu publicznego, który zwróci się do nas z zapytaniem. W tych sytuacjach Twoje dane osobowe będą ujawniane dla Twojej korzyści, na Twoją prośbę lub w związku z ciążącymi na nas obowiązkami prawnymi.

Dane mogą być również wykorzystywane na podstawie zgody np. do publikowania ich na stronie internetowej w związku z ustanowieniem osoby do kontaktu z podmiotami zainteresowanymi opublikowanymi ofertami handlowymi. Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych ze stosunkiem pracy, współpracy nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o. w innych celach. W szczególności, nie będziemy bez Twojej wyraźnej zgody przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.

4. Podstawa przetwarzania

4.1. Pracownicy

W zakresie danych, o których mowa w przepisach prawa Kodeksie Pracy, przepisach podatkowych i przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 pkt c RODO); Umowa o pracę (art. 6 ust. 1 pkt b RODO); dane medyczne i zdrowotne (art. 9 ust. 2 pkt. b RODO); ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 pkt d RODO); dochodzenie wzajemnych roszczeń wynikających z Kodeksu cywilnego i innych przepisów, weryfikowanie informacji podanych przez Ciebie w toku rekrutacji lub zatrudnienia oraz zabezpieczenia uzasadnionego interesu gospodarczego Administratora, w zależności od charakteru zajmowanego stanowiska (art. 6 ust.1 pkt f RODO).

W pozostałym zakresie – zgoda pracownika (art.6 ust. 1 pkt a RODO)

4.2. Współpracownicy, którzy zawarli umowę cywilnoprawną

Umowa o świadczenie usług/umowa zlecenia/umowa o współpracy/ inna umowa - np. o staż (art. 6 ust. 1 pkt b RODO), przepisy prawa, m.in. Kodeksu Cywilnego, przepisy z zakresu prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 pkt c RODO), realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora (np. w zakresie dochodzenia roszczeń lub weryfikowania informacji podanych w toku rekrutacji lub zatrudnienia oraz zabezpieczenia uzasadnionego interesu gospodarczego Administratora, w zależności od charakteru zajmowanego stanowiska) - art. 6 ust. 1 pkt. f RODO).

W pozostałym zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody, czyli w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wówczas w każdym czasie przysługuje Ci prawo cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie wpływa na skuteczność przetwarzania Twoich danych osobowych w okresie od dnia udzielenia do dnia cofnięcia zgody.

5. Okres przechowywania danych

Cały okres współpracy lub zatrudnienia, jak również przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie przechowywania, czy archiwizacji dokumentów i informacji dotyczących zatrudnienia, jednak nie dłużej niż przez okres dziesięciu (10) lat od ustania stosunku pracy – art. 125a ust. 4a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 53).

W przypadku wystąpienia na drogę postępowania przed sądem lub organem publicznym, dokumenty mogą być przechowywane przez cały okres postępowania do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie dłużej jednak niż przez okres trzech (3) lat od dnia prawomocnego zakończenia postępowania egzekucyjnego w razie wyegzekwowania całej należności. Dane związane z wykonywaniem czynności w ramach BHP oraz szkoleń organizowanych dla pracowników przetwarzamy przez okres trwania umowy.

Administrator usunie Twoje dane osobowe najpóźniej w terminie roku (1) od zakończenia okresu przetwarzania danych.

6. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcą Twoich danych osobowych będą pracownicy i współpracownicy Administratora zajmujący się obsługą kadrowo-płacową Pracodawcy, jak również podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi rachunkowe, kadrowo-płacowe, prawne oraz informatyczne i hostingowe.

Odbiorcami Twoich danych osobowych, wyłącznie w niezbędnym zakresie, mogą być także inni członkowie Grupy TECHNOFORM, jak również pracownicy i osoby współpracujące z TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o., zajmujące się obsługą strony internetowej, dostawcy usług hostingowych, podmioty świadczące usługi fotograficzne i graficzne związane z przerabianiem zdjęć oraz inne podmioty, które na podstawie stosowanych umów o przetwarzają dane osobowe w imieniu TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o., a także właściciele portalów społecznościowych (takich jak np. LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube), na zasadach dotyczących przetwarzania danych przyjętych przez te podmioty.

Administrator czuwa i dba o to, aby Twoje dane osobowe powierzać wyłącznie podmiotom zapewniającym należyte standardy ich ochrony, zgodne z wymaganiami RODO.

7. Twoje uprawnienia

W stosunku do przetwarzania przez nas danych osobowych, osobie której dane dotyczą przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do danych osobowych – w każdym momencie możesz zwrócić się do nas z prośbą o informację, czy i w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz do uzyskania informacji o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych;
prawo do poprawiania danych – w każdym momencie możesz zwrócić się do nas z prośbą o poprawienie lub uaktualnienie Twoich danych, jeżeli okaże się, że Twoje dane są nieprawidłowe lub nieaktualne. Celem uniknięcia wątpliwości, TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o. może zwrócić się do Ciebie z prośbą o przekazanie informacji pozwalających na zidentyfikowanie Twoich danych oraz potwierdzenie zmiany lub uaktualnienia danych;
prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli okaże się, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo do żądania, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, ograniczymy przetwarzanie Twoich danych osobowych do niezbędnego minimum lub zaprzestaniem dalszego przetwarzania;
prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – jeżeli okaże się, że Twoje dane osobowe przetwarzamy bez podstawy prawnej, albo przetwarzamy je, choć nie są nam już potrzebne do celów, w których je zebraliśmy – masz prawo do żądania, abyśmy usunęli Twoje dane osobowe z naszych baz i systemów. Przychylimy się do Twojego żądania, o ile nie będzie istniał inny uzasadniony interes przetwarzania Twoich danych osobowych, ani obowiązek dalszego przetwarzania Twoich danych osobowych. W każdym przypadku postaramy się zrealizować Twoją prośbę w najszerszym dopuszczalnym zakresie, a jeżeli nie będzie to możliwe – postaramy się zmodyfikować je w ten sposób, aby nie można już było przypisać do Ciebie tych danych (w ramach tzw. pseudonimizacji);
prawo do przenoszenia danych – w tych przypadkach, w których Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody lub w związku z wykonaniem Umowy, a przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany (np. w systemie informatycznym), na Twoją prośbę wyeksportujemy dane, które przetwarzamy do odrębnego pliku w popularnym formacie, aby umożliwić ich przekazanie do innego administratora danych.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez ich zgłaszanie Administratorowi pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Dane Osobowe”, lub mailowo na adres poczty elektronicznej: kontakt [at] technoform [dot] com

8. Prawo do sprzeciwu

Poza powyższym masz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Jeżeli okaże się, że w sytuacji przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o interes publiczny lub interes prawny TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o. lub jakiejkolwiek strony trzeciej – przetwarzamy Twoje dane w zbyt szerokim zakresie (w sposób nieadekwatny) – masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych. To samo uprawnienie przysługuje Ci, jeżeli w jakimkolwiek czasie okaże się, że nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po zgłoszeniu sprzeciwu – nie będziemy już przetwarzać Twoich danych w tym zakresie i w tym celu, o ile nie będzie to konieczne ze względu na istnienie jakiś ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania przez nas Twoich danych, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności; lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń.

9. Prawo do złożenia skargi

Jeżeli okaże się, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych, wówczas przysługuje Ci uprawnienie do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W ramach wykonania tego uprawnienia należy podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

10. Zasady przetwarzania

Mając na uwadze, że priorytetem Administratora Danych osobowych – TECHNOFORM EDGE BOND SOLUTIONS POLAND Sp. z o.o. jest prawidłowa realizacja wszystkich obowiązków wynikających z RODO i uregulowań zawartych w polskich aktach prawnych oraz wdrożenie zasad opisanych w dokumentach wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o zapoznanie się z treścią Polityki prywatności udostępnionej na stronie internetowej www.technoform.com, która zawiera istotne dla Państwa informacje dotyczące sposobów, celów i podstaw przetwarzanych przez nas danych osobowych oraz wskazują jakie uprawnienia przysługują Państwu wobec nas w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Polityka prywatności dostępna jest także w siedzibie Administratora (ul. Za Górą 23A, 32-050 Skawina).